1.   OBJETIVO:

El presente documento de Política de Protección del derecho fundamental de Habeas Data y de tratamiento de datos personales, en adelante La Política, de la empresa SIMILTECH S.A.S., fue elaborada con el propósito de adoptar y definir las reglas aplicables al tratamiento de datos personales de sus clientes, proveedores, empleado y otras partes interesadas; para que estos conozcan los derechos que les asisten y los deberes de la compañía en la materia.

Lo anterior, en el marco del desarrollo del objeto social de SIMILTECH S.A.S, atendiendo las normas constitucionales, legales y reglamentarias en la materia, en especial los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, el Decreto 1377 de 2013, “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”, el Decreto 886 de 2014, “Por el cual se reglamenta el articulo 25 de la Ley 1581 de 2012 relativo al Registro Nacional de bases de datos”, El Decreto 1074 de 2015, capitulo 25 y 26 “Mediante el cual se Reglamenta la Ley 1581 de 2012; El Decreto 1081 de 2015 artículos 2.1.1.4.1.1, 2.1.1.4.1.2 y 2.1.4.12 sobre acceso a datos semiprivados, privados o sensibles y el acceso a datos personales de Personas públicamente expuestas; El Decreto 255 de 2022 sobre certificación de buenas prácticas en protección de datos personales y las demás normas que las complementen, modifiquen o deroguen.

Adicionalmente, éste documento contiene los procedimientos internos de SIMILTECH S.A.S relacionados con la protección del derecho de habeas data de los titulares, cuyos datos personales reposen en bases de datos de la compañía con el fin de asegurar el debido ejercicio de la protección de su derecho.

2. ALCANCE:

Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de la sociedad SIMILTECH SAS, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.

3.  TÉRMINOS Y DEFINICIONES:

A efecto de comprender, interpretar y aplicar La Política se adoptan las siguientes definiciones de conceptos y términos relevantes, de conformidad con lo que la ley y los reglamentos disponen en lo pertinente:

– Autorización: Consentimiento previo, expreso, verificable e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad. Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que es objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.

Datos sensibles: Aquellos relacionados con la intimidad del titular o cuyo uso puede generar su discriminación; entre otros, aquellos relativos al origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, difusión o supresión.

IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

Similtech S.A.S., sociedad legalmente constituida e identificada con NIT. 900.712.209-2, con domicilio principal en la Calle 127ª No 46-81 de la ciudad de Bogotá D.C., , en cabeza de su representante legal será el responsable por el tratamiento de los datos personales, por cuanto desde la alta dirección reside la capacidad de decisión sobre la base de datos y/o el tratamiento que se le dará a la información allí registrada, razón por la cual independiente de sus funciones específicas, en materia de habeas data tendrá los siguientes deberes:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
2. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado;
9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar la adecuada atención de consultas y reclamos;
12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los
15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio
16. Asignar al colaborador que en la organización actuará como Encargado del Tratamiento de los datos personales.
17. Inscribir las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de datos, la información mínima prevista en el artículo 5° del decreto 886 de 2014 con el fin de facilitar el ejercicio de sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir el dato y/o revocar la autorización.

SIMILTECH SAS en atención a sus responsabilidades, mediante el presente documento nombra como Encargado(a) del tratamiento de los datos personales al Coordinador Administrativo y Financiero .

Que será la persona responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la autorización y quien aparte de las funciones para las que fue contratado(a) tendrá las siguientes responsabilidades:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos;
4. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en el presente documento;
6. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley 1581 de 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
7. Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” cuando se este surtiendo la contestación de una queja, reclamo o solicitud de un titular sobre su derecho al habeas data;
8. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
9. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
10. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
11. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
12. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y
13. Informar al titular el tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad de
14. Informar al titular el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles.
15. Informar al titular los derechos que le asisten como
16. Informar al titular la identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento de sus datos personales.

Todo el personal de SIMILTECH SAS tendrá dentro de sus responsabilidades en materia de protección de datos personales:

1. Respetar la información suministrada por los clientes, empleados, proveedores y demás partes interesadas, y darle el exclusivo uso informado mediante la presente política y avisos de
2. Evitar a toda costa extraer información de las bases de datos y acceder a aquellas bases que no son propias de la actividad para la que fue contratado.
3. Cumplir con la presente política y procedimiento para la protección de datos personales de clientes, empleados, proveedores, contratistas y demás partes

TRATAMIENTOS Y FINALIDADES A LAS QUE SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES TRATADOS  POR SIMILTECH SAS

USO DE LA INFORMACIÓN

Respecto a los datos personales de nuestros Clientes Corporativos:

1. Cumplir con las obligaciones contraídas contractualmente entre Similtech A.S. y el cliente corporativo en los términos contractuales establecidos entre las partes en el respectivo instrumento contractual.
2. Conservar la información de personal de contacto de nuestros clientes corporativos, a fin de realizar la inscripción, mantenimiento, soporte, y labores diarias propias de la relación
3. Atender las PQR´s y emitir respuesta al respecto a través de los datos de contacto de la persona designada para tal fin.
4. Cumplir con las políticas de conocimiento de nuestros clientes personas naturales o jurídicas.
5. Cumplir con lo establecido en las normas legales que rigen las políticas de riesgos, especialmente las de lavado de activos y financiamiento del terrorismo, a fin de determinar su idoneidad y eventualmente su responsabilidad.
6. El envío de correspondencia, correos electrónicos o contacto telefónico con sus clientes, divulgación de campañas publicitarias, promociones, lanzamientos de productos, información de productos, actividades de mercadeo, ventas, precios, condiciones comerciales, encuestas de satisfacción del consumidor.
7. Para la realización de actividades de conocimiento al cliente asociado al sistema de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo SARLAFT, relacionamiento comercial o publicitario, gestión de ventas de campañas publicitarias, promociones, lanzamientos de productos, información de productos, actividades de mercadeo, ventas, satisfacción del consumidor.

Respecto a los datos personales de nuestros empleados:

1. Administrar y operar, directamente o con el apoyo de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la validación y verificación de las referencias y la información suministrada para la vinculación.
2. Administrar y operar los contratos laborales establecidos entre Similtech A.S. y sus empleados s, para las finalidades descritas en cada uno de dichos contratos, así como la prestación de servicios por parte los empleados que se vinculan de manera independiente.
3. Llevar a cabo los trámites de afiliación y actualización de los deberes de seguridad social requeridos legalmente, tanto de los empleados como de sus familiares, tales como salud, pensión, administración de riesgos laborales, cajas de compensación etc.
4. Otorgar a los empleados beneficios laborales. Dichos beneficios pueden ser suministrados a través de terceros contratados para tal fin, por esta razón la información será enviada a los mismos.
5. Ejecución y registro de actividades de formación, capacitación, solicitudes de apoyo académico de los empleados.
6. La información de los familiares de los empleados, incluyendo los hijos de los mismos, es utilizada con el objetivo de otorgar beneficios tales como subsidios de educación, solicitudes de apoyo académico, actividades recreativas, deportivas, etc.
7. Conformación, actualización, revisión y manejo de la base de los Empleados de la Compañía.
8. Cumplir con las políticas de conocimiento de nuestros clientes personas naturales o jurídicas.
9. Cumplir con lo establecido en las normas legales que rigen las políticas de riesgos, especialmente las de lavado de activos y financiamiento del terrorismo, a fin de determinar su idoneidad y eventualmente su responsabilidad.
10. Información para alimentar el perfil sociodemográfico de la población trabajadora de la compañía, incluyendo campañas de prevención en seguridad y salud para evitar accidentes de trabajo y enfermedades laborales. Información y capacitaciones para participar en las actividades del SG-SST promovidas por la organización.

Respecto a los datos de proveedores y contratistas:

1. Invitaciones a participar en procesos de selección y contratación de bienes y servicios.
2. Invitaciones para participar en distintos eventos organizados por Similtech S.A.S.
3. Procesar pagos y validar saldos
4. Operación de las responsabilidades acordadas en los contratos establecidos entre las
5. Cumplir con las políticas de conocimiento de nuestros clientes personas naturales o jurídicas.
6. Cumplir con lo establecido en las normas legales que rigen las políticas de riesgos, especialmente las de lavado de activos y financiamiento del terrorismo, a fin de determinar su idoneidad y eventualmente su responsabilidad.
7. Registro de sus proveedores, y contratistas de los distintos tipos de
8. El envío de correspondencia, correos electrónicos o contacto telefónico con distribuidores, proveedores y contratistas, campañas publicitarias, promociones, lanzamientos de productos, información de productos, actividades de mercadeo, ventas, precios, condiciones comerciales, encuestas de mercado.

Respecto a los datos de visitantes a las instalaciones de Similtech S.A.S:

1. Controlar el acceso a las instalaciones de Similtech S.A.S. y poder identificar las personas que ingresan, así como los empleados que autoriza el acceso, el horario en el que se presentó y la finalidad de la visita.
2. Llevar un registro de las personas que como visitantes desean ingresar a las oficinas del “Responsable”, incluyendo registros de imagen y voz (que pueden ser recopilados por nuestros sistemas de video vigilancia, CCTV), confirmar su identidad, identificar el motivo que justifique su ingreso y verificar la información que proporciona.

Respecto a los datos personales de los usuarios finales:

1. Para el uso del servicio de pasarela gateway, con el fin de prestar el servicio
2. Para compartir la información con el facturador a quien paga el servicio, a través de la pasarela Gateway.

DATOS PERSONALES SENSIBLES.

El tratamiento de Datos Personales sensibles se atenderá conforme con lo consagrado en la ley 1581 de 2012, previa información al titular de las finalidades para las cuales será utilizada y autorización expresa del este. Los datos sensibles recolectados contarán con los estándares de seguridad y confidencialidad según la naturaleza de la información.

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

En razón a la anterior, Similtech no solicita, maneja o administra datos sensibles de sus clientes, proveedores, contratistas y visitantes.

Los únicos datos sensibles que maneja Similtech, responden a los datos relativos a la salud laboral de los trabajadores, en cumplimiento con el sistema de gestión de la seguridad y la salud en el trabajo.

Para realizar el manejo de los anteriores datos de carácter sensible, Similtech cuenta con autorización explicita por parte de su personal trabajador, soporte que se conserva en la carpeta con la hoja de vida y soportes del empleado.

RESPECTO AL USO COMPARTIDO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL.

Similtech S.A.S. no vende, alquila o comercializa de ninguna manera su información personal a terceros. No obstante y con el propósito de brindar un mejor servicio podemos tener la necesidad de compartir su información personal con personas naturales o jurídicas con los cuales celebremos o hayamos celebrado contratos, convenios y/o alianzas encaminadas a garantizar la correcta prestación de nuestros servicios y dar cumplimiento a las obligaciones adquiridas legal y contractualmente con nuestros clientes, proveedores, contratistas, empleados y empleados.

Adicionalmente se informa que la información personal será compartida con las autoridades judiciales o administrativas, cuando en cumplimiento de sus funciones esta sea requerida, así como para informar a las autoridades competentes las actividades inusuales o sospechosas.

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES:

Según lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, Art. 7 y el Decreto 1377 de 2013, Art. 12, Similtech S.A.S. Únicamente realizará el Tratamiento de información de Niños, Niñas y Adolescentes, cuando sea de uso obligatorio el tratamiento de la información de los menores, siempre y cuando el mismo responda y respete el interés y asegure el cumplimiento de sus derechos fundamentales.

Para cumplir por lo expuesto en la Ley, se solicitará la autorización del Representante Legal del Niño, Niña o Adolescente, respetando el derecho del menor de ser escuchado, su opinión será valorada según su grado de madurez, autonomía y capacidad para atender el asunto.

En Similtech no solicitamos, administramos ni contamos con datos personales de niños, niñas, ni adolescentes.

ALMACENAMIENTO Y PROTECCION DE DATOS PERSONALES

Nuestra base de datos se archiva y administra bajo responsabilidad de Similtech S.A.S., la cual cuenta con las medidas de seguridad necesarias para la conservación adecuada de los datos.

Adicionalmente, Similtech S.A.S. Cuenta con un sistema de gestión, que permite tener la certeza sobre el tratamiento y las medidas de control con las que se protege la información personal de nuestros clientes, empleados, y en general todos los grupos de interés.

Incluyendo los temas relacionados con la gestión de los riesgos relacionados con los datos personales, gestión de incidentes y en general todos los controles que permitan contar con niveles de Confidencialidad, Integridad y Disponibilidad suficientes.

Los datos personales contenidos en nuestra base de datos serán conservados de acuerdo con lo establecido en los contratos con nuestros clientes corporativos, siempre conservando la alineación con los requerimientos de la normatividad vigente y aplicable.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN Y DEBERES DE SIMILTECH S.A.S. COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO    DE LOS DATOS PERSONALES

Como titular de los Datos Personales suministrados a Similtech S.A.S., le asisten los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos
2. Solicitar la prueba de la autorización otorgada a Similtech A.S., para el tratamiento de sus datos personales.
3. Ser informado por la compañía, previa solicitud, respecto del uso dado a sus datos
4. Revocar la autorización conferida para el tratamiento de sus datos personales, salvo en aquellos casos que por disposición legal o contractual el dato deba permanecer en nuestras bases de datos.
5. Solicitar la supresión de sus datos personales, salvo en aquellos casos que por disposición legal o contractual el dato deba permanecer en nuestras bases de datos.
6. Consultar los datos personales que han sido objeto de tratamiento con ocasión a la autorización conferida a Similtech S.A.S.
7. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la modifiquen, adicionen o

DEBERES DE SIMILTECH S.A.S., COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

Similtech S.A.S., como responsable de los Datos Personales suministrados, hará uso de esta información únicamente para las finalidades a las cuales se encuentre debidamente facultada y respetando en todos los casos, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos personales. Que se atenderán todos los deberes previstos como Responsables de la información, contenidos en la Ley 1581 de 2012 y las demás que apliquen.

Similtech como responsable del Tratamiento, debe cumplir con los siguientes deberes:

1. Solicitar al Titular la autorización para el manejo de datos
2. Deberá informarle de manera clara y expresa El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo;
3. Tambien deberá informar El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;
4. Informar los derechos que le asisten como Titular;
5. Darle a conocer La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.
6. De la misma, atenderá las peticiones, consultas y reclamos relacionados con el tema de conformidad con lo previsto en la Ley.

RESPONSABLE  DE  LA  ATENCION  DE  PETICIONES,  QUEJAS  Y  RECLAMOS

El responsable de atender las Peticiones, Quejas y Reclamos, rectificación, actualización, supresión de datos o revocatoria del consentimiento o autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, es el Coordinador Administrativo , que puede ser contactada a través del correo electrónico: info@similtech.co o en el celular 3114593527.

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, en el tratamiento de datos personales del titular se requiere la autorización previa e informada de éste, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

Con el fin de obtener la autorización para el tratamiento de los datos personales de los clientes, proveedores, contratistas, empleados y otras partes interesadas, por parte de SIMILTECH SAS., se emplean los siguientes mecanismos:

1. Formato de autorización de tratamiento de datos personales empleados
2. Aviso de privacidad para el manejo de datos personales para usuarios de las plataformas de Similtech SAS.
3. Cláusula contractual en todo contrato comercial suscrito con entidades

PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACION

Los titulares de la información o sus causahabientes tienen derecho a acceder a sus datos personales y a los detalles del tratamiento de los mismos, así como a rectificarlos actualizarlos en caso de ser inexactos y/o a solicitar su eliminación cuando considere que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención o al oponerse al tratamiento de los mismos para fines específicos.

Los mecanismos que se han implementado para el ejercicio de dichos derechos, a través de la presentación de la solicitud respectiva son el correo electrónico y las líneas telefónicas atendidas   por   el    coordinador    administrativo   y    financiero    .

1. De forma física en la dirección: Calle 127ª No 46-81
2. De forma electrónica al correo: info@similtech.co

Similtech SAS dejará constancia de la fecha de recibo de la solicitud de la petición, consulta o reclamo en cada uno de los diferentes canales dispuestos para ese efecto, con el fin de realizar el conteo de término a partir de la fecha de radicación de la comunicación por parte del titular por cualquiera de los medios o canales dispuestos.

DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN:

El titular de la información podrá consultar los datos personales que son de tratamiento y/o responsabilidad por parte de Similtech S.A.S., indicando en la solicitud la información que desea conocer, a través de los canales habilitados para tal fin. La petición será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Atención de reclamos: De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión y o revocatoria de la autorización cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante Similtech S.A.S., el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: Los derechos de rectificación, actualización o supresión o revocatoria del consentimiento únicamente se podrán ejercer por: El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad su representante, previa acreditación de  la representación.

Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada. La solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada a través de los canales habilitados por Similtech S.A.S., y contener, como mínimo, la siguiente información:

1. Nombre completo
2. Número de documento de identificación
3. Dirección de residencia y/o electrónica
4. Número de teléfono fijo y celular
5. La descripción clara y precisa de los Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información)
6. Pruebas en que se fundamente la reclamación.

ATENCION DE RECLAMOS

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes de protección, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
3. El reclamo se atenderá en el término de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer   término.

REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

El Registro Nacional de Bases de Datos es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país, administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y de libre consulta para los ciudadanos.

La sociedad SIMILTECH SAS como responsable por el tratamiento de los datos, identificará cada una de las bases de datos a inscribir con el respectivo fin para la que fue creada. Cada base de datos que cree la organización se inscribirá ante la Superintendencia de Industria y Comercio dentro de los dos (2) meses siguientes, contados a partir de su creación.

Adicionalmente, la sociedad actualizará en el Registro Nacional de Bases de Datos la información inscrita cuando haya cambios sustanciales en las bases de datos ya reportadas.

VIGENCIA:

La presente política de Tratamiento de la Información entrará en vigencia desde el 03 de abril de 2025 y los datos suministrados serán conservados hasta por el tiempo de la vigencia de la sociedad o la que la sustituya a cualquier título, el de su liquidación y los que la ley establezca.

ACEPTACIÓN:

Por medio de la aceptación de los presentes términos y condiciones, el titular de los datos personales manifiesta que Similtech S.A.S., le ha solicitado de manera previa, expresa, informada y voluntaria su autorización para recolectar, registrar, procesar, compilar, compartir, actualizar y disponer de los datos o información parcial suministrada al momento de solicitar nuestros servicios, vincularse con nosotros como un cliente, aliado, proveedor, contratista, empleado, así como para compartir sus datos personales con personas naturales o jurídicas con los cuales celebremos contratos, convenios y/o alianzas encaminadas a garantizar la correcta prestación de nuestros servicios y dar cumplimiento a las obligaciones adquiridas legal y contractualmente con nuestros clientes, proveedores, contratistas y empleados,  de  acuerdo  con  las  finalidades  relacionadas  en  este  documento.

Así mismo el titular de los datos personales manifiesta de manera previa y expresa que Similtech S.A.S. Le ha informado la finalidad para la cual utilizará sus datos personales, conforme con las políticas establecidas en el presente documento.